O que você não sabia sobre um fluxograma de processo?

Diante da dinâmica da sociedade moderna, com o avanço tecnológico e implantação de computadores nas empresas, a informação passou a ser uma mercadoria valiosa no mundo empresarial. A informação administrativa emerge de todos os setores da empresa, alimentando-a. Portanto, a sua consistência, seu uso racional  e objetiva determina a competitividade da empresa. A análise organizacional tem como dos objetivos propiciar a agilidade necessária ao fluxo de informação e os procedimentos internos, aumentando a visão sistêmica. Dentre as ferramentas utilizadas na análise organizacional destaca-se o fluxograma, que representa de forma gráfica a sequência de uma atividade. Sua importância é percebida, especialmente, quando é utilizada para analisar processos organizacionais visando sua melhoria

• Saiba o que é Fluxograma de processo

Fluxograma nada mais é do que uma maneira de representar um processo por meio de um desenho. Ou seja, é uma forma simples e fácil de identificar o fluxo com que as atividades acontecem, nele cada passo de um processo é representado por um único símbolo que possui uma resumida descrição. Estes símbolos são padronizados e ligados por flechas que demonstram a direção do fluxo de atividades. No gerenciamento de processos, a ferramenta tem como objetivo garantir a qualidade e aumentar a produtividade dos trabalhadores.

Além disso, os Fluxogramas podem ser facilmente atualizados e sua notação é entendida em segundos, pois é uma ferramenta bem antiga que está muito bem popularizada. Por este motivo, não é necessário que você utilize um programa especial, os símbolos utilizados no Fluxograma (ou seja, sua notação) estão disponíveis em programas como Word, Excel e Powerpoint, por exemplo.

Exemplo de um Fluxograma construído no Word.

• Quais são os símbolos usados?

Há uma série de símbolos que podem ser usados, sendo os mais comuns os abaixo descritos:

•  Para que serve o Fluxograma de processo?

Fluxograma serve para, inicialmente, entender o processo de ponta a ponta, depois e aplicar modelagens e por fim documentá-lo de forma visual para ser seguido pelo seus colaboradores.

O fluxograma de processo é uma ferramenta muito valiosa para qualquer tipo de empresa, para as pequenas e de grandes de qualquer segmento de mercado.

• Por que devo usar o fluxograma na minha empresa?

Quando não sabemos qual o caminho que o nosso processo percorre, corremos o risco de ele fazer um caminho muito maior do que seria de fato necessário. Veja um exemplo lúdico, mas muito ilustrativo:

Exemplo do caminho percorrido pelo processo

Perceba que na imagem acima, ambas as linhas (rosa e azul) chegam a um mesmo objetivo. Porém, a linha rosa provavelmente demora mais tempo, consome o tempo de mais pessoas. Ou seja, ela gera mais custos para a empresa por ser um caminho mais longo. Já a linha em azul, vai direto ao ponto e faz menos voltas para chegar ao mesmo objetivo que a linha rosa.  Essa é a realidade de muitas empresas e de muitos processos. É possível que estejamos gastando mais recursos do que o necessário para atingir o objetivo.

• Dentre as vantagens de utilizar o fluxograma, é possível ressaltar que ele:

• Melhora a compreensão do processo de trabalho;
• Mostra os passos necessários para a realização do trabalho;
• Cria normas padrão para a execução dos processos;
• Demonstra a sequência e interação entre as atividades/projetos;
• Pode ser utilizado para encontrar falhas no processo;
• pode ser utilizada como fonte de informação para análise crítica;
• Facilita a consulta em caso de dúvidas sobre o processo.

• Quais são os benefícios do Fluxograma?

Podemos listar como principais benefícios do fluxogramaꓽ

Apelo Visual

Um dos maiores benefícios de um fluxograma é a capacidade da ferramenta para possibilitar a visualização de várias etapas de um processo em um único documento.

Comunicação direta

As equipes podem usar fluxogramas para substituir reuniões, ou possibilitar o ganho de horas, pois o fluxograma ajuda a organizar os passos de uma ação necessária, por exemplo, ou a descrição de um processo existente ou a existir.

Planejamento eficaz

Para gerentes de projeto e planejadores de recursos, os benefícios de um fluxograma incluem a capacidade de sequenciar eventos e reduzir o potencial de sobrecarregar membros da equipe, e também eliminar as etapas desnecessárias ajudando a economizar tempo e recursos.

Aumento de Eficiência

Aumento de eficiência é muito significativo quando se usa fluxogramas. O fluxograma lista cada etapa necessária para executar um processo ou atividade. Ajuda remover etapas desnecessárias  num processo, bem como erros. O fluxograma só deve incluir as etapas que realmente fazem parte do processo em questão.

Facilita a Análise

Com a ajuda do fluxograma, o problema pode ser analisado de forma mais eficaz. Ele mostra especificamente que tipo de ação cada etapa em um processo requer.

Resolução de problemas

Fluxogramas permitem quebrar um problema em partes facilmente, o que facilita e muito a análise. Um fluxograma reduz a chance de que um passo necessário para resolver um problema seja deixado de fora porque parece óbvio. O óbvio precisa ser dito e registrado, pois o que é óbvio para uma pessoa não é para outra.

Possibilita a documentação

Fluxogramas digitais servem como uma boa documentação para se evitar o acúmulo de papéis que se tinha antigamente, mas quer seja em papel ou em arquivo, o fluxograma é excelente para se entender e melhorar processos.

• Qual a importância desta ferramenta em Melhoria Contínua?

Nas empresas a busca por melhoramento de serviços, produtos e processos é diária, e normalmente os processos têm um leque muito grande de complexidade. Mas independentemente desta complexidade, o fluxograma se encaixa perfeitamente na missão de tornar “as coisas” claras.

É fato que para a área de melhoria contínua esta ferramenta é crítica, ajuda o time do projeto a entender o que está acontecendo num determinado processo, facilitando e muito a definição de soluções para as causas raízes.