Gestão do Conhecimento: 5 Dicas para Aplicar na sua Empresa

Gestão do conhecimento nada mais é do que o processo de retenção do conhecimento importante para a empresa. No meio empresarial, é comum passarmos por problemas que já ocorreram no passado e não saber como foram solucionados, bem como não termos o conhecimento de estratégias que já deram certo ou errado dentro da empresa.

Tal gestão do conhecimento pode trazer diversos benefícios ao empreendedor, como acúmulo de conhecimento dentro da empresa para as futuras gerações, redução no tempo e nos custos de planejamento e de produção, fortalecimento da cultura organizacional e contribuição para uma gestão estratégica assertiva .Todos esses benefícios são estratégias centrais para desenvolver a competitividade das empresas.

Continue lendo para conhecer nossas 6 dicas de como melhorar a gestão do conhecimento na sua empresa!

Por que investir na Gestão do Conhecimento

Muitas empresas investem bastante e são referências nessa área. A Rede Globo, por exemplo, possui um Projeto Memória, no qual uma produção nunca começa do zero, pois os produtores sempre utilizam referências de produções passadas, o que configura um bom exemplo de gestão do conhecimento, visto que economiza tempo de planejamento e produção.

Muitas vezes o conhecimento de uma empresa está concentrado no seu colaborador, ao invés de registrado e disponível para todos da empresa. Isso implica em problemas com a perda de informações, seja por esquecimento, seja com a saída dos funcionários. Existe a figura clássica do um funcionário com anos de casa, que mesmo que esteja performando mal não pode ser demitido pois é o único que “entende disso” ou “que sabe manusear”.

Apesar disso, ter uma gestão do conhecimento ainda é um desafio para muitos empresários. Nesse artigo vamos explicitar alguns exemplos de como aplicar isso na sua empresa! Para isso, é essencial contar com a ajuda de algumas ferramentas que existem atualmente para documentar e expandir o conhecimento entre as equipes, cabendo à você escolher as ferramentas que mais se adequam à realidade da sua empresa.

Trabalhe com Softwares em Nuvem

Exemplos de ferramentas que auxiliam na gestão do conhecimento são os softwares em nuvem que, apesar de não serem específicos para isso, são essenciais para a comunicação das equipes e para a documentação de arquivos e tarefas. Cada vez mais podemos perceber a migração das empresas para esse tipo de software, em que o acesso a informações e arquivos ocorrem de forma remota, pela Internet.

Isso ocorre porque softwares em nuvem são mais rentáveis para as empresas (a maioria desses softwares funcionam com uma cobrança mensal em vez de uma taxa para aquisição da licença e instalação em cada dispositivo que irá ser utilizado), são mais seguros (não tem riscos de perder informações ao perder ou quebrar um computador, por exemplo) e são mais práticos (funcionam em qualquer plataforma e o mesmo documento pode ser editado e acessado por diferentes usuários).

Listaremos alguns exemplos de softwares em nuvem que podem contribuir para a gestão do conhecimento da sua empresa:

1. Google Drive

O mais popular dos softwares em nuvem, no Google Drive você pode compartilhar documentos com toda a equipe de trabalho ou até mesmo criar documentos diretamente na plataforma e editá-los de maneira colaborativa com qualquer usuário que também possua uma conta no Google. Esse software é essencial para o compartilhamento de documentos importantes para a empresa e, há também alguns outros como Dropbox, Box e OneDrive que possuem funções similares.

2. Trello

O Trello é uma ferramenta muito versátil que pode ser utilizada para gerenciar projetos, organizar tarefas das equipes ou, até mesmo, gerenciar rotina pessoal. Algumas funções são muito interessantes para trabalho em equipe, pois você pode dividir as funções de cada pessoa envolvida naquele trabalho de forma que todos os envolvidos conseguem acompanhar e monitorar o que está sendo executado. Assim, você pode estabelecer prazos para as tarefas e evitar que tarefas sejam perdidas dentro da rotina de trabalho. Sua versão gratuita é bastante completa e possui todos os recursos que foram citados aqui.

Há muitas empresas que são cases de sucesso dessa ferramenta, como a Renault, que conseguiu fazer o acompanhamento simultâneo de vários projetos na América do Sul, com diferentes fusos horários, e diminuiu muito o uso de e-mails após adotar o Trello na sua gestão. Outro exemplo de ferramenta que potencializa a comunicação entre equipes e preza pela transparência da empresa é o Slack, que funciona como uma “rede social empresarial”, mas sua versão gratuita tem limite de busca nas mensagens, de armazenamento e de membros.

Utilize Ferramentas Específicas para Reter Conhecimento

Além dos softwares em nuvem, também existem ferramentas especializadas em gestão do conhecimento que foram criadas especialmente para suprir o problema de retenção de conhecimento dentro das empresas. As ferramentas possuem diferentes objetivos e cabe ao empreendedor escolher aquele que mais se adequa à realidade da sua empresa e dos seus colaboradores:

3. Confluence

O Confluence é uma ferramenta flexível e compatível com diferentes realidades, dado que você pode adaptá-lo de acordo com sua necessidade.

Trata-se de um software de colaboração de conteúdo que, com sua ferramenta de busca, permite que as pessoas saibam como fazer aquilo que desejam, pois fornece uma vasta base de conhecimento para os usuários. Grandes empresas como a Nasa e o Spotify já utilizam esse software, pois é possível trabalhar, colaborar e documentar projetos sem mudar de

4. Timeline

O principal ponto positivo dessa plataforma é seu fácil uso, dado que você pode criar linhas do tempo de um projeto apenas preenchendo uma planilha no Google Docs!

Essa ferramenta permite inserir imagens, vídeos e áudios para registro de conhecimento, o que dinamiza o projeto e faz com que toda a equipe compreenda facilmente os marcos de determinado projeto ao longo do tempo, mantendo a memória organizacional e, assim, evitando que ocorra os mesmos problemas de projetos

5. HEFLO

Esse software é ideal para mapear, documentar e automatizar os processos da empresa. Seu funcionamento é ágil, transparente e fácil de ser compreendido e replicado por toda a empresa.

Além disso, ao fazer alguma modificação em algum processo da empresa, a plataforma não exclui o antigo, possibilitando que as pessoas vejam como um processo era antes e como ele foi evoluindo, passo a passo, para chegar no modelo ideal que funciona atualmente.

Escolha a Sua Caixa de Ferramentas

Assim, agora é hora de escolher as ferramentas para sua empresa (você pode combinar aquelas que julgar mais compatíveis á sua realidade) a fim de ganhar vantagem competitiva, maior agilidade na gestão e maior eficácia na tomada de decisão.

Além disso, com uma gestão do conhecimento assertiva também é possível aumentar a capacidade de detectar oportunidades e saber aproveitá-las, bem como prever dificuldades e saber como contorná-las ou, até mesmo, como evita-las.

Crie um Ambiente Inovador

Com uma gestão do conhecimento efetiva você também estará contribuindo para criar uma atmosfera de inovação dentro da sua empresa, pois você saberá de quais maneiras você pode inovar dado o histórico da empresa.  Trabalhe com a Gestão da Inovação e combine a Retenção do conhecimento com práticas que estimulam a inovação.