Auditoria financeira: para que serve e como fazer em seu negócio

O que é uma auditoria financeira?

A auditoria é um exame das atividades desenvolvidas em determinados setores ou áreas de uma instituição.

Logo, auditoria financeira é um exame das finanças de uma empresa.

A auditoria é uma especialização da ciência contábil que visa testar, verificar ou analisar os fatos e ocorrências que afetam o patrimônio de uma empresa visando concluir sobre a eficiência de seus controles e procedimentos internos.

Ela identificará a existência de problemas ou riscos em qualquer atividade financeira da empresa.

Além disso, verificará a razão dessa ocorrência  e irá também detectar formas de eliminá-las.

Podemos dizer que a auditoria financeira é uma espécie de controle de qualidade das atividades que tem intuito de proporcionar mecanismos de segurança em relação ao estado financeiro, organizacional e legal da instituição.

A Auditoria pode ser de dois tipos:

• Interna – atende as necessidades da administração e gestão da própria empresa;
• Externa – atesta ao mercado que a empresa segue as boas práticas da governança corporativa tornando a instituição transparente e dando ainda mais confiança aos seus demonstrativos financeiros.

Qual a importância da auditoria financeira para sua empresa

Esse processo serve para dar garantia de que as finanças da organizam traduzam de forma fiel e íntegra, a realidade econômica da empresa.

Para isso, auditores irão analisar relatórios financeiros com a intenção de descobrir possíveis falhas que drenam a capacidade de geração de resultados positivos que a empresa possui.

Outra importantíssima serventia da auditoria financeira é que ela combate fraudes, desvios financeiros e roubos que por ventura estejam sendo cometidos por colaboradores e sócios mal-intencionados ou que não estejam preocupados com as organizações financeiras da corporação.

Quando você deve fazer uma auditoria financeira?

Isso depende muito. Algumas empresas fazem uso da auditoria quando certas coisas acontecem, como o fechamento de um contrato ou quando as coisas estão tendenciando para um momento ruim.

E existem casos de empresas que fazem uso da auditoria de forma regular, podendo ser mensal ou anualmente. Cada caso é um caso.

O certo é que se tenha um olhar sensível para perceber o momento que a empresa está passando e daí decidir aplicar sempre que for necessário.

Entretanto, vale salientar que como se refere a um processo que visa detectar problemas que venham a prejudicar a organização, quanto mais for realizado, mais chance haverá de evitar problemas e assim a empresa esteja sendo beneficiada.

É preciso preparar uma empresa para uma auditoria?

Sim. E a ideia dessa preparação é para que todos os procedimentos de todos os setores possam ser expostos ao máximo.

Para isso é importante que todos os colaboradores estejam conscientes dos objetivos de que a auditoria visa nada mais que melhorar a maneira de como cada um exerce suas atribuições.

Vale salientar que os auditores são capacitados para encontrar falhas. Então, se houver qualquer tentativa de esconder qualquer coisa, certamente será identificado pelos auditores.

Como fazer uma auditoria financeira passo a passo

A auditoria beneficia muitas partes de uma organização: acionistas, investidores, fornecedores e funcionários, pois confirma a saúde financeira do negócio, considerando sua boa reputação e agregando valores.

Abaixo traremos resumidamente 5 (cinco) passos essenciais para uma auditoria financeira.

1. Mapeamento dos processos

A primeira etapa a ser realizada na auditoria é o mapeamento de processos existentes.

Trata-se de identificar e classificar todos os processos existentes na área financeira. São exemplos:

• Gestão de fluxo de caixa;
• Pagamentos de fornecedores;
• Cobrança de inadimplentes;
• Conciliações;
• Extratos bancários;

É necessário transformá-los em fluxos ou mapas das atividades executadas nesses processos, com objetivo de esquematizar e condensar as tarefas proporcionando uma visão mais ampla e clara das demandas do setor.

Lembrando que é importante que essa etapa seja realizada por um profissional capacitado com auditor ou gestor da empresa.

2. Identificação de riscos

Após realizada a etapa de mapeamento, iremos para a identificação dos riscos dos processos analisados na etapa anterior.

Para isso, é necessário indagar diretamente o gestor dessa área ou juntamente com ele realizar a averiguação nos fluxos apresentados.

É importante considerar a percepção dos riscos do gestor e se possível também da equipe envolvida para cada procedimento.

Essa etapa poderá também ajudar na identificação de erros ou inconsistências que não estejam seguindo as normas contábeis.

3. Identificação dos controles internos

Identificado os riscos e seus possíveis impactos nos processos financeiros, o próximo passo será identificação dos controles internos, que tem a finalidade de minimizar esses impactos.

Deverão ser analisados os mais diversos tipos de controles existentes na empresa:

• planilhas;
• relatórios;
• sistemas;
• contratos;
• aprovações;
• assinaturas;
• carimbos;
• baixas;
• revisões;
• conciliações.

Para cada procedimento ou situação podemos utilizar como parâmetro, os seguintes questionamentos:

• Qual o controle interno que poderia existir para minimizar esse risco?
• Ele está já está implantado?

Vale ressaltar que todos os controles internos do setor financeiro estão também interligados a contabilidade da empresa.

Desse modo, deverão ser consideradas ferramentas que auxiliam o desempenho das atividades dos dois setores no dia a dia.

4. Testes do controle interno

A etapa de testes irá mensurar o nível de segurança e eficiência  dos procedimentos internos adotados pela empresa e se eles minimizam de fato os riscos encontrados.

São baseados em técnicas e procedimentos específicos que a auditoria irá colocar cada controle interno à prova.

Para auditar cada área das finanças: tesouraria, contas a pagar, contas a receber; as técnicas que poderão ser utilizadas, podem ser:

• Exame físico;
• Observação;
• Inquérito;
• Validação;
• Cálculos, entre outros.

Caso o auditor ou gestor verifique ineficiência nos controles internos, deverá relacionar os problemas encontrados e analisar os impactos ocasionados para a empresa de modo geral.

5. Análise dos resultados

A análise dos resultados se dá pela obtenção de evidências a partir da aplicação das técnicas de auditoria.

É nela que se identifica indícios da realização correta ou não dos procedimentos de controle interno.

Vale salientar que a auditoria não tem exclusivamente o objetivo de apontar erros ou fraudes.

Embora seja comum que a adesão a esse processo seja feito após algum tipo de falha nas rotinas financeiras da empresa.

Nessa etapa, o auditor ou gestor deverá elaborar um relatório sugerindo melhorias práticas para solucionar etapas que não se mostraram tão eficientes e nas avaliações positivas é recomendada a manutenção do procedimento.

Qual a vantagem de uma auditoria financeira?

O mercado já exige uma alta gestão para se manter competitiva e estruturada.

Pois, erros fiscais e/ou financeiros acabam tendo uma tolerância muito baixa no negócio.

Além disso, são fatores determinantes para avaliar a realidade financeira e a eficácia da organização.

Por isso, adotar boas condutas financeiras minimiza tanto a chance de erros, como também de fraudes e traz diversos benefícios à organização.

Podemos citar alguns:

• Fiscalização dos controles financeiros;
• Acompanhamento da eficiência dos controles e processos;
• Apontamento de falhas da administração e dos controles internos;
• Garantia da sustentabilidade do negócio;
• Maior observância das leis fiscais;
• Segurança para colaboradores;
• Melhoria na margem de lucro;
• Certificação de segurança dos controles internos existentes;
• Obtenção de melhores informações sobre a real situação financeira, econômica e patrimonial da empresa;
• Dificulta desvios e pagamentos indevidos.

É importante ressaltar o uso de ferramentas que facilitem essa execução, garantindo a agilidade aos processos, menor centralização e automatização de tarefas.

Para o mercado, a adesão da auditoria como parte do processo organizacional, reforça a reputação da empresa e faz com que seja vista como uma parceria de negócios desejável.

Concluindo

Ao final dessa implantação, sugerimos também que a auditoria financeira seja acompanhada de uma auditoria contábil para validação mais minuciosa dos saldos que correspondem a toda situação empresarial: patrimonial, econômica e financeira.

Embora a auditoria pareça algo invasivo para seu negócio, atestar que os controles internos estão alinhados com as normas e procedimentos contábeis, lhe trará confiança e seu negócio estará sendo exposto as melhores transações do mercado.

Além de garantir que os processos estejam alavancando ainda mais seu negócio.