Padronização de processos: 3 ferramentas essenciais para a melhoria do seu negócio

A padronização de processos não será responsável, apenas, por fazer com que os funcionários do seu negócio produzam mais em um tempo menor. Ela também será essencial por apresentar vantagens com o aumento da eficiência nas atividades da empresa.

Ela é fundamental para fazer com que toda a equipe trabalhe com o mesmo foco para atingir os objetivos da empresa. Sem esse tipo de organização, as atividades ficam perdidas, tornando-se muito mais difícil avaliar o que precisa ser melhorado ou descartado para alcançar os objetivos do seu negócio.

Quer saber mais sobre esse tema? Então acompanhe nosso post e entenda por que padronizar os processos pode ser exatamente o que faltava para o seu negócio!

Mais o que é a padronização de processos?

Antes de mais nada, é preciso que você entenda o que é a padronização de processos e como ela funciona na sua empresa. A padronização nada mais é do que um método que tem como objetivo organizar e padronizar as atividades do seu negócio, desde seu controle de estoque até o atendimento ao cliente, por exemplo.

Ainda é comum achar que a padronização de processos pode acabar com a criatividade e com a flexibilidade na forma como as atividades são feitas. No entanto, apesar de passar esse tipo de impressão, uma empresa com processos bem definidos não será, de forma alguma, um impeditivo para isso, pois abre espaços para que as pessoas entendam melhor como a organização e seus clientes funcionam, contribuindo para que a empresa possa trazer inovação e qualidade para seus processos.

A padronização de processos pode parecer complicada no início, pois é uma fase de mudanças para empresa.

Construa todas as etapas

Após decidido pela implementação da padronização de processos dentro da empresa, será necessário reunir-se com seus funcionários e informar como as coisas irão acontecer da li pra frente. Essa etapa é importante pois logo em seguida os mesmos funcionários precisarão ser treinados para que tenham maior contato com a padronização e entendam que o trabalho não será mais realizado como antes.

Normalmente, quando aprendemos algo novo, temos a tendência de querermos colocar em prática os novos conhecimentos. Isso também pode acontecer com a padronização de processos. Nesse momento você perceberá que não será preciso padronizar tudo na empresa, para que o atendimento ao cliente sejam o melhor e com a maior qualidade possível, por exemplo, algumas atividades não precisarão ou não deverão ser padronizadas.

Com a padronização, as etapas de um determinado processo devem ser claras e de fácil entendimento pelos funcionários. Isso acontece pois, com a entrada de novos colaboradores, trona-se muito mais tranquilo o processo de aprendizado e a realização de atividades no dia a dia da empresa.

É necessário determinar de quanto em quanto tempo a padronização de processos deverá ser revista, pois durante um acompanhamento mais próximo torna-se mais fácil identificar mudanças que podem melhorar cada etapa do processo.

 Ganhos com a padronização de processos

• Aumento da produtividade;
• Melhoria da qualidade dos produtos e serviços;
• Controle das atividades;
• Redução de falhas e custos;
• Correta utilização dos recursos disponíveis;
• Facilidade de aprendizado.

Como padronizar os processos na minha empresa

Existem algumas ferramentas frequentemente utilizadas quando o assunto é padronização de processos. São ferramentas que foram criadas para auxiliar as empresas a sistematizar os processos de maneira simples e ágil. Separamos algumas delas para você:

Ciclo PDCA

O PDCA é uma ferramenta utilizada no controle de processos, que tem como foco a solução de problemas. Sua aplicação consiste em quatro fases:

• P (plan: planejar): seleção de um processo ou atividade que necessite de melhoria e elaboração de medidas claras e executáveis, sempre voltadas para obtenção dos resultados esperados;
• D (do: fazer): implementação do plano de ação elaborado e acompanhamento de seu progresso;
• C (check: verificar): análise dos resultados obtidos com a execução do plano e, se necessário, reavaliação do mesmo;
• A (act: agir): caso tenha obtido sucesso, o novo processo é documentado e se transforma em um novo padrão.

Diagrama de Causa e Efeito

O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Espinha de Peixe ou Diagrama de Causa e Efeito, é uma ferramenta que ajuda a identificar as causas raízes de um determinado problema, analisando todos os aspectos relacionados à execução de determinado processo.

Nesse diagrama, leva-se em conta todos os fatores que podem ter levado à ocorrência de um problema, assim, ao fazer uso dessa ferramenta, as chances de que algum detalhe seja esquecido diminuem significativamente.

5W2H

Esta ferramenta permite uma rápida identificação de elementos, ações, recursos e responsabilidades para a execução de um projeto por meio de respostas a uma série de perguntas objetivas. O acrônimo 5W2H vem do inglês, conforme a lista abaixo:

• What: O que será feito?
• How: Como será realizada cada tarefa?
• Why: Por que devem ser realizadas?
• Where: Onde serão executadas?
• When: Quando cada tarefa será realizada?
• Who: Quem será responsável por cada uma delas?
• How Much: Quanto custará para realizar cada tarefa?

No início, todo o processo de mudança pode parecer desafiador e complicado, mas a implementação da padronização trará enormes vantagens para sua empresa. Ficou interessado no assunto e quer entender mais um pouco sobre como a padronização de processos pode ajudar na melhoria das atividades e resultados da sua empresa? Entre em contato conosco e será um prazer tirar todas as suas dúvidas.